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AMEVER A.C.

Automatizar datos constantes en Excel

 

 

Supóngase que tenemos que ingresar en una columna de Excel valores o datos que en parte siempre se repiten. Por ejemplo debemos escribir el número de días laborados por cada trabajador de manera tal que la palabra días se repite una y otra vez.

Una forma de hacerlo más sencillo es simplemente no escribir la palabra días y colocarla como título de la columna con lo que sólo basta escribir el número de días. Pero si no fuera así y debiéramos escribir de todos modos la palabra días, o cualquier otra palabra o incluso  frase, hay una forma de automatizar ese proceso haciendo uso del formato personalizado de  las celdas.

Para ello seleccionamos la columna o el rango de datos que nos interesa, damos clic derecho en Formato de celda, luego en la opción personalizada e incluimos lo siguiente:  #” Días” e da clic en aceptar y ya tenemos todo listo para únicamente escribir el número  o texto que cambia. Esto se puede utilizar para muchas cosas que se nos puedan presentar Otro ejemplo:

Al trabajar con ciertos datos en Excel se maneja el concepto de “prefijo”, que en este contexto no en más que un número fijo o constante que antecede a una numeración, prefijos que podemos automatizar de una forma realmente sencilla.

Por ejemplo si estamos trabajando con números telefónicos de una ciudad, todos tendrán el 844 para el caso deSaltillo. La idea es que no se deba escribir cada vez que se introduce un número telefónico.

Una manera simple de hacerlo es utilizando un formato de celda personalizado de la siguiente forma:

“844”0

Para ello seleccionamos el rango de celdas donde estará el prefijo, damos clic derecho sobre cualquier celda y elegimos “Formato de celdas…”

Una vez allí se marca la opción “Personalizada” y escribimos el numero entre comillas “844” seguido de un cero de manera tal que se vea “844”0

Se da clic en aceptar y con ello cada vez que escriba un número, se agregará automáticamente ese prefijo al inicio de la celda.

Es importante que se coloque el cero al final del prefijo como se indica arriba, puesto que si no se coloca, al escribir un numero en la celda sólo aparecerá el prefijo más no el número escrito adicionado al prefijo.

Sobra decir que las comillas ni el cero aparecerán. Sólo el valor que está entre comillas.